Projekt public – różnice, szczegóły, niespodzianki

W dobie cyfryzacji coraz więcej urzędowych spraw można dziś załatwić online.

‍W związku z tym zmieniają się też realia pracy w sektorze publicznym i wiele czynności może być zleconych podmiotom zewnętrznym. Obywatele mogą obsłużyć wiele spraw, takich jak składanie wniosków o wsparcie ze środków publicznych, podpisywanie umów czy rozliczenia, w różnych systemach udostępnionych przez jednostki budżetowe oraz uzyskać pomoc telefonicznie.

Dla firm, które nie realizowały wcześniej projektów publicznych, zaskoczeniem może być ilość dokumentów do przygotowania – transparentność działania jest bardzo istotna w przypadku gospodarowania środkami instytucji publicznej.

Współpraca administracji publicznej z firmą oparta jest na dokumentach. Wszystko musi być spisane, ustalone i potwierdzone umowami. W ramach zlecania określonych usług wybór potencjalnego wykonawcy odbywa się przed rozpoczęciem projektu, co różni się od postępowania w przypadku klientów komercyjnych. Na drodze ogłoszonego przetargu wyłaniany jest oferent, który przed rozpoczęciem świadczenia usług musi wykazać się szeregiem dokumentów, referencji oraz przygotować odpowiednie miejsce pracy zgodnie z wytycznymi. Pozyskanie projektu z segmentu publicznego jest niewątpliwie istotne dla podniesienia rangi przedsiębiorstwa, ponieważ świadczy o odpowiedniej infrastrukturze firmy, obejmującej zaplecze systemowe, teleinformatyczne, zasoby ludzkie oraz doświadczenie w prowadzeniu takich projektów.

Zaskoczeniem może być konieczność pracy w określonych warunkach – przykładowo dopuszczalna będzie tylko praca stacjonarna, z uwagi na konieczność wzmożonego dbania o bezpieczeństwo danych lub konieczność prowadzenia prac etapowo, według ściśle ustalonego harmonogramu. Dla budującego się zespołu jest to wyzwanie ambitne, ale też bardzo satysfakcjonujące i uczące zasad dobrego planowania pracy. Do każdego następnego zadania można się wcześniej przygotować, a określone wytyczne ułatwiają zrozumienie realizowanych celów. Dzięki precyzyjnie przygotowanym raportom z wyników prac zarówno jednostka zlecająca projekt może monitorować jakość świadczonej usługi, jak i firma, której zlecono taką usługę, otrzymuje niezbędne i dokładne narzędzia do pracy, co można przenieść na grunt innych działań i skorzystać z cennego doświadczenia w przyszłych projektach.

Zakres proponowanych prac jest dokładnie opracowany i zaplanowany. Ułatwia to organizację działań na dłuższy okres czasu, a także pozwala przygotować się na ewentualne trudności i wyzwania, które mogą pojawić się podczas realizacji projektu.

Krótko mówiąc, nie każda firma spełnia wymagania stawiane przez sektor działalności publicznej, jest to więc dla przedsiębiorstwa wyzwanie podnoszące jego prestiż. Czy warto jednak angażować środki i czas na pozyskanie takiego projektu? Zdecydowanie tak, z uwagi na gwarancje wynagrodzenia i określone zasady współdziałania. Ustalone warunki współpracy są korzystne dla firmy realizującej takie projekty, dają poczucie stabilności i bez wątpienia są wartościowe wizerunkowo.